IT-Teams an Schulen (K-12) und Hochschulen verwalten große Bestände an Laptops, AV-Wagen, Laborausrüstung und Unterrichtstechnik, die ständig zwischen Räumen, Gebäuden und Campusstandorten hin- und herbewegt werden. Ausleihsysteme erfassen zwar, wer was entnommen hat, nicht aber, wo sich die Geräte letztendlich befinden. Niemand hat die Daten aktualisiert, da dies länger dauert als der Transport der Geräte. Daher werden die Daten nicht aktualisiert.
Durch die Bundesfinanzierung ändern sich die Rahmenbedingungen. Schulbezirke, die E-Rate-Mittel erhalten, sind verpflichtet, genaue Bestandslisten der Geräte zu führen, und diese werden von Prüfern kontrolliert. Mit Fördermitteln finanzierte Geräte dürfen nicht entsorgt werden, ohne dass Unterlagen vorliegen, die belegen, dass sie für den vorgesehenen Zweck verwendet wurden. „Wir glauben, es befindet sich im B-Flügel“ gilt nicht als Nachweis.
Die Jahresendinventur ist jedes Jahr wieder eine ganztägige Suchaktion. Anfragen nach Ausrüstung zur Jahresmitte werden mit „Schau mal im Wagen im B-Flügel nach“ beantwortet, der vor drei Wochen in den C-Flügel verlegt wurde, ohne dass jemand den Bestand aktualisiert hat. Mit Forager aktualisiert sich der Bestand von selbst.
Verwendet von: IT-Koordinatoren der Schulbezirke, Leiter der IT-Abteilungen an den Schulen, Fachbereichsleiter sowie Mitarbeiter der Bibliotheken und Medienzentren, die den Gerätebestand an Schulen der Klassenstufen K-12 und an Hochschulen verwalten.
